Gert Löhmer: Ineffiziente Abläufe, ungenutzte Potenziale, hohe Kosten – So optimieren Unternehmen ihre Prozesse
Beitrag auf unternehmer.de, 01. Juli 2025
Ineffiziente Abläufe, ungenutzte Potenziale, hohe Kosten – So optimieren Unternehmen Ihre Prozesse. – Foto von © Von Song_about_summer stock.adobe.com
Optimieren Sie Ihre Unternehmensprozesse! Erfahren Sie, wie Sie ineffiziente Abläufe identifizieren und Potenziale nutzen können.
Unternehmen, die langfristig erfolgreich und wettbewerbsfähig bleiben möchten, müssen sich laufend weiterentwickeln und verbessern. Doch die Realität sieht oft anders aus: In der Praxis kämpfen viele Unternehmen mit ineffizienten Abläufen, ungenutzten Potenzialen und veralteten Prozessen, die nicht nur Kosten verursachen, sondern auch die Innovationskraft bremsen.
Stillstand ist Rückschritt – doch Veränderung ist kein Selbstläufer. Wer nicht den Anschluss verlieren möchte, muss seine Prozesse regelmäßig hinterfragen und optimieren. Unternehmen, die schlanke Strukturen schaffen, auf Automatisierung setzen und unnötige Komplexität vermeiden, können effizienter und profitabler arbeiten. Wie das in der Praxis gelingt, zeigt dieser Artikel.
Deshalb scheitert die Prozessoptimierung in vielen Unternehmen
In vielen Unternehmen, insbesondere im Maschinen-, Anlagen- und Werkzeugbau, wie auch in anderen produzierenden Industrien, lässt sich seit Jahren ein wiederkehrendes Problem beobachten: Prozesse sind ineffizient, Entscheidungen dauern zu lange und Strukturen sind starr. Die Anzeichen für ineffiziente Prozesse sind meist eindeutig – dennoch bleiben die betroffenen Unternehmen in alten Mustern verhaftet und die Umsetzung erfolgt nur selten konsequent und diszipliniert. Dabei ist es für jeden Verantwortlichen empfehlenswert, mal ehrlich mit den Mitarbeitern zu sprechen – wirklich ehrlich. Die Menschen, die tagtäglich in diesem Umfeld arbeiten, wissen ganz genau, was nicht gut läuft und sie wissen, wie es besser gehen kann.
Besonders in produzierenden Unternehmen sind steigende Stückkosten, Lieferverzögerungen und hohe Reklamationsraten die Folge. Diese Missstände wirken sich direkt auf die Kundenzufriedenheit aus – und gefährden so den Ruf des Unternehmens. Solche Reputationsschäden sind kein unwesentliches Detail, sondern können dramatische Folgen haben. Denn die Akquise neuer Kunden ist wesentlich kostspieliger und aufwendiger als die Pflege bestehender Kundenbeziehungen.
Ein weiteres Indiz für organisatorische Schwächen sind ineffiziente Lagerhaltungspraktiken und unnötige Ressourcenverschwendung in der Auftragsabwicklung. Je mehr Excel-Tabellen parallel zu den führenden Systemen wie CRM, ERP oder PPS eingesetzt werden, desto schwerwiegender sind die Mängel in der Organisation.
Die wahren Ursachen von Prozessschwächen
Das Problem vieler Unternehmen ist schlicht und ergreifend, dass sie lediglich die Symptome behandeln, statt die zugrunde liegenden Ursachen in den Blick zu nehmen. Der Grund dafür dürfte auf der Hand liegen: Die tieferliegenden Probleme sind meist nur mit großem Aufwand zu beheben. Dennoch ist genau dieser Aufwand notwendig, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen. Das beginnt schon bei der Stammdatenqualität im ERP-System. Unvollständige, inkonsistente, doppelte oder veraltete Daten wirken sich negativ auf sämtliche nachgelagerten Prozesse aus – von der Beschaffung über die Fertigung bis hin zur Auslieferung.
Doch auch schlecht geschulte Mitarbeitende im Umgang mit ERP-Systemen sind ein Problem. Überdimensionierte Softwarelösungen oder unklare Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen wie Vertrieb, Arbeitsvorbereitung und Qualitätssicherung führen zu unnötigen Reibungsverlusten, die für das Unternehmen ernsthafte Folgen haben. Kommen dann noch organisatorische Schwächen wie mangelnde Führungskompetenz, eine übermäßige Individualisierung des Produktportfolios durch den Vertrieb oder inkonsistente Prioritätensetzung hinzu, hat das dramatische Auswirkungen auf das Betriebsergebnis.
Datenqualität als Basis und Mut zur Veränderung
Unternehmen, die ihre Prozesse nachhaltig verbessern möchten, müssen verstehen, dass die Qualität der Daten die Grundlage für alle operativen und strategischen Entscheidungen bildet. Fehlerhafte Stammdaten wirken wie ein Störfaktor, der sich durch die gesamte Wertschöpfungskette zieht.
Der erste Schritt zur Optimierung ist eine gut strukturierte, gründliche Bestandsaufnahme. Eine fundierte Wertstromanalyse hilft dabei, bestehende Abläufe systematisch zu dokumentieren und kritisch zu hinterfragen. Dabei lassen sich häufig überholte Routinen, unnötige Schleifen und ungenutzte Effizienzpotenziale aufdecken. Zusätzlich sollten Unternehmen auf das Wissen und die Erfahrungen der eigenen Mitarbeiter zurückgreifen, die die Schwächen im System zumeist am besten kennen.
Um die erforderliche Analyse zu bewältigen, sind Organisationstalent, Methodensicherheit und Umsetzungsstärke gefragt. Externe Expertise, so etwa durch einen erfahrenen Interim-Manager, kann dabei helfen, Veränderungsprozesse gezielt voranzutreiben, ohne das Tagesgeschäft zu stören – und die Geschäftsführung hat nicht noch ein weiteres Projekt, um das sie sich kümmern muss.
Künstliche Intelligenz als wichtige Zukunftschance
Ein Blick in die Zukunft zeigt außerdem: Unternehmen, die sich zu spät oder gar nicht mit der Integration von künstlicher Intelligenz (KI) auseinandersetzen, werden mittelfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit verlieren. Entsprechend wichtig ist es, sich frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen. Doch auch hier gilt: Die Qualität und Verfügbarkeit der Daten ist die entscheidende Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von KI, sei es nun im Vertrieb, in der Produktion, im HR-Bereich oder im Rechnungswesen.
So ist ein maßgeschneidertes CRM-System für die meisten Unternehmen ein geeigneter Schritt, um sich für die Zukunft aufzustellen. Bei der Wahl sollten Unternehmen auf eine Lösung achten, die nicht nur leistungsstark, sondern auch benutzerfreundlich ist. Im nächsten Schritt können konkrete KI-Strategien entwickelt werden, die auf verschiedene Unternehmensbereiche und deren Anforderungen abgestimmt sind.
Der Aufwand lohnt sich: Unternehmen, die diesen Weg konsequent gehen, gewinnen nicht nur an Effizienz, sondern auch an Flexibilität, Innovationskraft und Resilienz.
Gert Löhmer
Gert Löhmer ist der Gründer und Geschäftsführer von GL Consulting & Interim. Mit seinem Team hat er sich darauf spezialisiert, Maschinen- und Anlagenbauunternehmen, Werkzeugbauer, Lohnfertiger u. v. m. operativ und strategisch aus der Krise zu führen. Gleichzeitig setzt er auf die Optimierung interner Prozesse, Kommunikation und Kultur. So schafft er es, die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft zu stellen.
